Tenho certeza que você já passou por uma situação em que recebeu algum e-mail importante, no qual faltavam informações importantes para executar a ação que ele pedia, você acabou deixando de lado e no fim, se deu mal. Pois é! Esse exemplo é bobo mas é mais comum do que se imagina.
Isso acontece porque muitas vezes escrevemos para dar instruções a alguém supondo inconscientemente que aquela pessoa tem as mesmas informações que nós. Por isso, vou te dar insights valiosos sobre redação empresarial e a maneira correta de escrever e-mails importantes.
Em um primeiro momento, sua mensagem deve estar dentro dos 9C´s da redação empresarial, que seriam; completa, concisa, clara, coloquial, cordial, correta, cuidadosa, coerente, concreta e credível.
Deve-se antes de escrever o e-mail, ter todas as informações em mãos. Para isso, pode ser útil escrever em um rascunho o que não pode de maneira alguma deixar de estar presente. Após isso, vamos filtrar essas informações no menor número de palavras possível, para ser fácil de ler, mas sem deixar que a mensagem se perca, pois ela ainda precisa fazer sentido.
Faça um checklist com tudo que deve estar na mensagem: “quem?, onde?, por que?, qual o contexto? como? o que?” - após escrever, releia e veja se o que foi escrito responde essas perguntas, quem um exemplo? Veja este convite para uma reunião:
“Olá, teremos uma reunião, dia 27/05 às 16h, não se esqueçam de levar os dados solicitados previamente”
A reunião seria dia 27/05 às 16h, mas onde? Para que? Qual a duração prevista? A forma correta e coerente seria:
“Olá, é o meu desejo que estejam todos bem. Teremos uma reunião de alinhamento sobre o novo projeto de vendas, na tarde do dia 27/05 às 16h, com previsão de término às 17h. Será na sala 112, favor levar os dados solicitados no e-mail anterior. Grata”
Quem escreveu muito provavelmente sabia que a reunião seria na sala 112, mas se esqueceu que nem todos os convidados tinham a mesma informação, sendo assim, facilmente alguém poderia errar de sala ou mesmo se atrasar enquanto procurava qual seria o local. Se não mencionar o tema da reunião, as pessoas podem ter dificuldades para selecionar quais dados, ou qual seria o e-mail anterior que a pessoa se referiu.
Como locutor, é sua função oferecer clareza ao seu leitor.
Pense em quem vai ler, sua mensagem deve ser agradável e focada no leitor, seja preciso e profissional e inclua todos os detalhes. Caso a sua mensagem contenha algum tipo de dado ou gráfico, não se esqueça de conferir as fontes para que não se perca a credibilidade, use informações válidas e coerentes.
Há uma regra básica que deve ser seguida que é: “Eu diria isso pessoalmente?” Se não, não escreva.
Isso é, se pessoalmente eu seria direta mas sem ser simplista, essa mesma regra se aplica online, não rebusque muitas palavras a ponto de ficar confuso e nem simplifique demais a ponto de ignorar os detalhes e contextos. Sua comunicação não deve ser nem muito pomposa e nem muito informal.
Antes de enviar, confira se o texto é de fácil leitura, organize de forma clara, e enfatize os pontos principais, uma forma de fazer isso é utilizar os parágrafos e ferramentas como “negrito” para marcar o que é mais importante. Veja se “no total” toda a mensagem se conecta e se todas as ideias presentes ali têm uma função.
Você também pode utilizar esses insights para outras maneiras de se comunicar online, por isso aqui vão algumas considerações importantes para escrever uma mensagem:
Analise o seu leitor, organize a mensagem, indique o próximo passo a seguir, valorize o seu leitor e o tempo dele e garanta sempre uma mensagem eficaz.